Notas crédito y débito: concepto de corrección, factura de referencia y monto

Res. DIAN 000165 de 2023

Qué revisa

Para cada nota crédito o débito emitida verifica cuatro cosas: que traiga el código de concepto de corrección (lo lee del XML, no solo del listado del portal, que casi nunca lo trae), que referencie la factura que corrige, que una nota crédito no supere el valor de esa factura y si anula el 100 % de la factura sin que después se haya vuelto a facturar.

Por qué importa

Una nota crédito reversa ingreso e IVA. Sin concepto o sin factura de referencia, la reversión no queda explicada; si supera la factura, se reversa más ingreso del que se facturó; y una anulación total sin reemisión es el patrón que un fiscalizador marca como posible reversión de ingreso. Según los criterios, el código de concepto es además el que ubica la nota en los renglones 42, 56, 66 y 79 del formulario 300.

Norma

Res. DIAN 000165 de 2023, anexo técnico.

Cómo lo califica Cotejo

Crítico: nota crédito por más valor que la factura que corrige. El impuesto en riesgo es el IVA de la nota.
Alto: nota sin código de concepto de corrección; nota sin documento de referencia.
Medio: nota crédito que anula el 100 % de la factura cuando en los 30 días siguientes no se volvió a facturar al mismo cliente, ni por el mismo valor a otro NIT.
Sin hallazgo: la nota que corrige una factura de otro período. Queda como nota de cobertura, porque su monto no se pudo contrastar. La reemisión por el mismo valor a otro NIT también queda anotada como posible cliente equivocado.

Ejemplo

datos ficticios

El 31 de julio de 2026, Distribuciones Andinas S.A.S. emite la nota crédito NC0042 a TRANSPORTES DEL NORTE S.A.S. con el código y el concepto de corrección vacíos. Hallazgo alto, con valor documental de $ 1.785.000.

Qué hacer

1.
Si falta el concepto o la factura de referencia, corrígelo en el facturador.
2.
Si la nota supera la factura, corrígela: se está reversando más de lo facturado.
3.
En una anulación total, deja en el expediente el soporte de por qué se anuló. Si se reemitió a otro NIT, confirma cuál es el cliente correcto.
4.
Revisa que la nota quedó en el renglón del formulario 300 que corresponde a su concepto.

Sobre qué documentos corre

Notas crédito (tipo 91) y débito (tipo 92) de la bandeja Emitidos. El monto y la anulación total solo se pueden comparar si la factura referenciada está en el rango consultado. «No aplica» si no hay notas en el rango o no hay emitidos. Este control no tiene estado «no evaluado».