Módulo 05 · Cruce con contabilidad · Nuevo
Conciliar la facturación electrónica con la contabilidad
Sube el reporte de tu programa contable y Cotejo lo cruza, documento por documento, contra la facturación electrónica que la DIAN ya tiene. Ventas y compras.
Dos listados lado a lado y buscar diferencias a ojo.
La conciliación a mano empieza con dos archivos que no se parecen: el listado de la DIAN, por factura, y el auxiliar, por movimiento contable.
Hay que armar cada documento desde sus líneas, separar ventas de compras, encontrar la factura del proveedor en el detalle y comparar base, IVA y retención.
Y al final nadie puede asegurar que no se quedó un comprobante por fuera.
Cómo lo hace Cotejo
- 01Ten descargado el período en Cotejo (ver /facturacion-electronica-dian-excel).Cotejo 360 · empresa de demostración
Empresa de demostración · datos ficticios - 02Saca el reporte de tu programa contable. - En Siigo Nube: «Comprobantes detallados» o «Movimiento auxiliar de cuenta contable por tercero», exportado a Excel sin modificarlo. Para ventas sirve también «Ventas por cliente». - En otro programa: el libro auxiliar o el libro diario del período, en Excel (.xlsx), CSV o TXT.Cotejo 360 · empresa de demostración
Empresa de demostración · datos ficticios - 03Súbelo en «Cruce con contabilidad». - Los reportes de Siigo Nube se reconocen solos. - Con otro programa indicas una vez qué columna es cuál, y queda guardado para la próxima. - O copias el libro auxiliar en la plantilla de Cotejo (Comprobante, Fecha, NIT, Tercero, Cuenta, Débito, Crédito, Detalle y Factura del proveedor). - No digitas facturas ni separas impuestos: Cotejo deduce la venta, la compra, la base, el IVA y las retenciones por las cuentas del PUC.Cotejo 360 · empresa de demostración
Empresa de demostración · datos ficticios - 04Recibes un Excel de ventas y otro de compras.Cotejo 360 · empresa de demostración
Empresa de demostración · datos ficticios - 05Corriges en tu programa y vuelves a cruzar. Cotejo te dice cuánto se resolvió desde la vez anterior.Cotejo 360 · empresa de demostración
Empresa de demostración · datos ficticios
Qué te entrega
Un Excel por lado (ventas y compras) con estas hojas:
- Resumen
- Cuántos documentos hay en cada hoja, el IVA en juego y el puente de los libros a la DIAN, que debe cerrar en cero
- Cuadre de lectura
- La prueba de que no se perdió nada: cada fila del archivo, cada comprobante y cada peso de las cuentas del lado, con diferencias que deben dar cero
- DIAN, no en libros
- Lo que la DIAN conoce y tus libros no
- Libros, no en la DIAN
- Lo que está causado y no tiene factura electrónica
- En ambos, con diferencias
- Lo que está en los dos lados con distinta base, IVA, retención u otro tercero
- Cuadran
- Lo que coincide
- Otros hallazgos
- Comprobantes duplicados, huecos en la numeración de los libros, proveedores sin facturación electrónica y comprobantes de otros meses
- No cruzados por su tipo
- Lo que no es una venta ni una compra (por ejemplo, la nómina), con las cuentas que mueve y por qué importa
- Filas del reporte
- Tu archivo, fila por fila; desde cada documento, «Ver N líneas» te lleva a las líneas de su asiento
En cada partida: la Situación (Por corregir o Ya explicado), Qué hacer, Dónde pega (el renglón del 300 que afecta), la Lectura (Explicada, Posible causa o Pendiente de criterio), Qué se sabe y el enlace para verla en la DIAN.
Ejemplo con datos ficticios: «Compra de $4.500.000, sobre la base mínima de retención, sin retención en los libros: revisar si el concepto la exigía.»
Qué hace · La ventaja · Lo que ganas
Qué hace
La ventaja
Lo que ganas
Qué hace
Lee el reporte tal como sale de tu programa
La ventaja
No hay que transformarlo ni digitar facturas
Lo que ganas
Cruzas el mes con el archivo que ya tienes
Qué hace
Cruza documento por documento, con reglas fijas
La ventaja
El mismo archivo da siempre el mismo resultado
Lo que ganas
Una conciliación que otro puede revisar y repetir
Qué hace
Dice qué hacer con cada partida y el renglón del 300 que afecta
La ventaja
No es una lista de diferencias: es una lista de tareas
Lo que ganas
Corriges lo no causado o mal causado antes de declarar
Qué hace
Prueba con el cuadre de lectura que no se perdió ninguna fila
La ventaja
El puente debe cerrar en cero, y si no cierra, lo dice
Lo que ganas
Firmas con la tranquilidad de haber visto todo
Qué hace
Alimenta Riesgo fiscal y el Informe tributario
La ventaja
Lo que quedó por corregir sale como hallazgo con su norma
Lo que ganas
Un solo trabajo sirve para tres revisiones
Lo que no hace
No corrige tus libros ni causa.
Te dice qué revisar; la corrección la haces en tu programa.
No decide la causa de una diferencia
cuando la aritmética no la demuestra: la deja como «Pendiente de criterio» para que la decidas tú.
No lee el Excel antiguo (.xls).
Ábrelo en Excel y guárdalo como «Libro de Excel (.xlsx)».
No está en la demostración.
El cruce se usa con tus propios datos, con la licencia vigente. En /demo puedes ver sus pantallas y descargar los Excel de ejemplo.
Si tu programa reinicia el consecutivo de comprobantes cada mes,
cruza mes por mes: en un auxiliar de varios meses, dos asientos con el mismo número se juntarían.
No es un dictamen.
Es una guía para revisar los libros.
Preguntas sobre esta tarea
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