Glosario
Glosario de facturación electrónica
Los términos que aparecen al trabajar la facturación electrónica de la DIAN, explicados en corto. Cuando Cotejo 360 trabaja con el término, te decimos en qué módulo lo encuentras. Este glosario es una guía de consulta: antes de sustentar una posición, verifica la norma en su versión vigente.
A
- Aceptación expresa (evento 033)
- El comprador declara en RADIAN que acepta la factura. Con la aceptación (expresa o tácita) la factura de venta puede operar como título valor (arts. 772 a 774 del Código de Comercio).
- En Cotejo: Riesgo fiscal marca las ventas a crédito sin aceptación expresa ni tácita, y el Excel de emitidos trae la columna «Aceptada por el cliente».
- Riesgo fiscal
- Aceptación tácita (evento 034)
- Si el comprador no reclama dentro de los tres días hábiles siguientes a la recepción de la mercancía o del servicio, la factura se entiende aceptada (art. 773 del Código de Comercio) y el vendedor puede registrarlo en RADIAN.
- En Cotejo: Riesgo fiscal, control de ventas a crédito sin aceptación.
- Riesgo fiscal
- Acuse de recibo de la factura (evento 030)
- El comprador confirma en RADIAN que recibió la factura electrónica. Junto con el evento 032, es lo que Cotejo exige para marcar que una compra «soporta deducción».
- En Cotejo: Acuses RADIAN y columna «Soporta deducción» del Excel de recibidos.
- Acuses RADIAN
- AIU (Administración, Imprevistos y Utilidad)
- Forma de cobrar ciertos contratos (por ejemplo, de construcción, aseo, vigilancia o servicios temporales) en la que el IVA se liquida sobre una base especial, no sobre el total facturado.
- En Cotejo: Informe tributario, formulario 300, renglones 29 y 60. Lo reconoce por el tipo de operación 09 del XML o porque la base gravable es menor que el valor de la línea.
- Informe tributario
- AttachedDocument
- El «sobre» en el que viaja la factura electrónica: trae el XML de la factura y la respuesta de validación de la DIAN.
- En Cotejo: Facturación electrónica. Lee el XML venga dentro del sobre o suelto.
- Facturación electrónica
- Auxiliar contable (libro auxiliar)
- El reporte de tu programa contable con los movimientos de cada cuenta, una fila por movimiento. Todo programa contable lo exporta.
- En Cotejo: Cruce con contabilidad. La plantilla de Cotejo tiene nueve columnas: comprobante, fecha, NIT, tercero, cuenta, débito, crédito, detalle y factura del proveedor (las dos últimas, opcionales). Cotejo deduce por las cuentas la venta, la compra, la base, el IVA y las retenciones.
- Cruce con contabilidad
B
- Base mínima de retención
- El valor desde el cual se practica retención en la fuente, que varía según el concepto y se expresa en UVT. Para compras, Cotejo aplica la base vigente según la fecha de cada documento, con la tabla de UVT que se actualiza cada año.
- En Cotejo: Riesgo fiscal (compras sobre la base mínima), anexo del formulario 350 y Cruce con contabilidad.
- Riesgo fiscalCruce con contabilidad
C
- Conciliación (la DIAN contra los libros)
- Comparar lo que la DIAN tiene de tu facturación con lo que registran tus libros, partida por partida, hasta explicar cada diferencia.
- En Cotejo: Cruce con contabilidad. Cuatro hojas: lo que está en la DIAN y no en los libros, lo que está en los libros y no en la DIAN, lo que está en los dos con diferencias y lo que cuadra. El puente debe cerrar en cero.
- Cruce con contabilidad
- CUDE (Código Único de Documento Electrónico)
- El identificador de las notas crédito y débito y de otros documentos electrónicos distintos de la factura.
- En Cotejo: columna «CUFE/CUDE» del Excel de Facturación electrónica.
- Facturación electrónica
- CUFE (Código Único de Factura Electrónica)
- El código que identifica cada factura electrónica ante la DIAN. Con él se consulta la factura en el portal.
- En Cotejo: columna «CUFE/CUDE» del Excel de Facturación electrónica.
- Facturación electrónica
D
- Documento soporte
- El documento electrónico que genera el comprador cuando adquiere bienes o servicios de alguien que no está obligado a facturar, por ejemplo una persona natural o un proveedor del exterior. Lo emite la empresa que compra, no el vendedor.
- En Cotejo: cuenta como compra aunque el portal lo muestre en Emitidos. Riesgo fiscal revisa el documento soporte sin retención, y el formulario 300 lleva el de un no residente a los renglones 49 y 78.
- Riesgo fiscal
E
- Exógena (información exógena)
- La información que ciertas personas y empresas reportan a la DIAN sobre sus operaciones con terceros (art. 631 del Estatuto Tributario), en los formatos y plazos que la DIAN fija cada año.
- En Cotejo: no es un módulo, es un uso (ver /exogena) que sale de Terceros y del Cruce con contabilidad. El diagnóstico de Terceros muestra lo que la DIAN ve de cada cliente y proveedor en el año y los problemas de la base de terceros, y el cruce dice qué está en la DIAN y no en tus libros. Es el insumo para preparar y revisar la exógena; no genera los formatos.
- Cruce con contabilidadTercerosExógena
F
- Factura de talonario o de papel (contingencia)
- La que se expide en papel cuando la factura electrónica no se puede generar por problemas tecnológicos, y que después hay que transmitir a la DIAN.
- En Cotejo: en Facturación electrónica aparecen como «Factura por contingencia facturador» (tipo 03) y «Factura de contingencia DIAN» (tipo 04).
- Facturación electrónica
- Formulario 300
- La declaración del impuesto sobre las ventas (IVA), que se presenta por bimestre o por cuatrimestre según el caso.
- En Cotejo: Informe tributario. Un Excel por período con los renglones, las fórmulas del instructivo y una pestaña por renglón con sus facturas. Sirve para contrastar la declaración, no para liquidarla.
- Informe tributario
- Formulario 310
- La declaración del impuesto nacional al consumo (INC).
- En Cotejo: Informe tributario, por bimestre, con las bolsas plásticas y las notas de devolución y anulación.
- Informe tributario
- Formulario 350
- La declaración de retenciones en la fuente. Es mensual y la presenta quien practica la retención.
- En Cotejo: Informe tributario, con el anexo de compras sobre la base mínima sin retención informada.
- Informe tributario
I
- IVA descontable
- El IVA pagado en compras que se resta del IVA generado en la declaración, siempre que cumpla los requisitos (arts. 485 y 488 del Estatuto Tributario) y se tome en el período que permite el art. 496.
- En Cotejo: Riesgo fiscal (recálculo del IVA descontable, proveedor no responsable que cobra IVA) y Cruce con contabilidad (compras de la DIAN que no están en los libros).
- Riesgo fiscalCruce con contabilidad
L
- Listas ONU y OFAC
- La lista consolidada del Consejo de Seguridad de la ONU, vinculante en Colombia, y la lista SDN de la OFAC de Estados Unidos (conocida como lista Clinton), que se consulta como referencia de riesgo.
- En Cotejo: Riesgo fiscal. Se activan con un clic, se descargan desde su publicación oficial como máximo una vez al día y el cotejo se hace en tu equipo.
- Riesgo fiscal
N
- Nota crédito
- El documento que disminuye o anula una factura ya expedida. Debe referenciar la factura que corrige y llevar su código de corrección.
- En Cotejo: tipo 91. Riesgo fiscal revisa su concepto, su referencia y que no supere la factura; el formulario 300 la resta según su código.
- Riesgo fiscal
- Nota de ajuste al documento soporte
- El documento que corrige un documento soporte ya expedido.
- En Cotejo: tipo 95, en Facturación electrónica.
- Facturación electrónica
- Nota débito
- El documento que aumenta el valor de una factura ya expedida.
- En Cotejo: tipo 92, en Facturación electrónica y en el control de notas de Riesgo fiscal.
- Facturación electrónicaRiesgo fiscal
P
- Papel de trabajo
- El documento en el que quien revisa deja la evidencia de lo que probó, cómo lo probó y qué encontró.
- En Cotejo: el Excel de Riesgo fiscal. Hoja «Controles» con todos, también los que dieron cero; una pestaña por control con su norma y su regla, y la columna «También lo marca».
- Riesgo fiscal
- Proveedor ficticio
- La persona o empresa que la DIAN declara proveedora ficticia. Las compras que se le hagan no son costo ni dan IVA descontable (arts. 88 y 671 del Estatuto Tributario). La DIAN publica el listado.
- En Cotejo: Terceros y Riesgo fiscal. El listado viene dentro de la extensión, con su fecha de publicación, y se cruza contra todos tus proveedores.
- Riesgo fiscalTerceros
- Proveedor tecnológico
- La empresa autorizada por la DIAN para expedir y transmitir facturas electrónicas por cuenta de quien factura.
- En Cotejo: según nuestra experiencia, el portal es más restrictivo con quienes facturan por un proveedor tecnológico, y la descarga puede tardar más.
- Facturación electrónica
R
- RADIAN
- El registro de la factura electrónica de venta como título valor. Ahí quedan los eventos de la factura: acuse, recibo, reclamo, aceptación y su circulación (Decreto 1154 de 2020 y Resolución DIAN 000085 de 2022).
- En Cotejo: Acuses RADIAN y columnas de eventos en el Excel de Facturación electrónica.
- Facturación electrónicaAcuses RADIAN
- Recibo del bien o prestación del servicio (evento 032)
- El comprador confirma en RADIAN que recibió la mercancía o el servicio facturado.
- En Cotejo: Acuses RADIAN. Te dice qué compras a crédito no lo tienen y cuántos días hábiles han pasado.
- Acuses RADIAN
- Reclamo (evento 031)
- El comprador rechaza la factura en RADIAN.
- En Cotejo: Riesgo fiscal marca las facturas emitidas con reclamo del cliente: el ingreso está en disputa.
- Riesgo fiscal
- Reserva tributaria
- La protección que la ley da a la información de las declaraciones tributarias (art. 583 del Estatuto Tributario).
- En Cotejo: es una de las razones por las que tus datos no salen de tu equipo. Ver /seguridad.
- Seguridad
- Resolución de numeración
- La autorización de la DIAN con el prefijo, el rango de números y la vigencia con que una empresa numera sus facturas.
- En Cotejo: Riesgo fiscal revisa la vigencia y el rango de la resolución y los folios faltantes en la numeración propia.
- Riesgo fiscal
- ReteIVA
- La retención del IVA que practican los agentes de retención de IVA (art. 437-2 del Estatuto Tributario).
- En Cotejo: Informe tributario (renglón 85 del 300 y renglón 132 del 350) y Riesgo fiscal (cuadre del renglón 78 del 300 contra el 132 del 350, y compras a responsables sin ReteIVA informada si eres agente de retención).
- Informe tributarioRiesgo fiscal
S
- SAGRILAFT
- El Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo Integral de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiamiento de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva, que la Superintendencia de Sociedades exige a las empresas obligadas.
- En Cotejo: Riesgo fiscal, control de listas ONU y OFAC para todos los terceros del período. Es un control de apoyo, no reemplaza la debida diligencia completa.
- Riesgo fiscal
- Solución gratuita de la DIAN
- El servicio de facturación electrónica que la DIAN ofrece sin costo para quienes no usan un proveedor tecnológico.
- En Cotejo: funciona con ella y con proveedor tecnológico; según nuestra experiencia, con la solución gratuita la descarga es más ágil.
- Facturación electrónica
T
- Token
- El enlace de acceso temporal que la DIAN envía al correo registrado para entrar al portal de facturación electrónica.
- En Cotejo: nunca te lo pide. Trabaja con la sesión que tú ya abriste en tu navegador.
- Facturación electrónica
U
- UVT (Unidad de Valor Tributario)
- La unidad con que se expresan topes y bases tributarias. La DIAN fija su valor cada año: para 2026 es $52.374 (Resolución 000238 de 2025).
- En Cotejo: trae la tabla de UVT 2024 a 2026 para la base mínima de retención y los pagos en efectivo sobre 100 UVT (art. 771-5 del Estatuto Tributario).
- Facturación electrónica
X
- XML UBL 2.1
- El archivo oficial de la factura electrónica, en el estándar UBL 2.1 que adoptó la DIAN. El PDF es solo su representación gráfica.
- En Cotejo: Facturación electrónica con nivel de detalle «Completo». Del XML salen los ítems, las bases por tarifa y las responsabilidades del proveedor, que usan los informes y Riesgo fiscal.
- Facturación electrónicaRiesgo fiscal
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