Compras de tu contabilidad sin factura electrónica que las soporte

Arts. 177, 368, 488, 616-1 y 771-2 ET

Qué revisa

Lee el último cruce de cada mes entre tu facturación electrónica de compras y tus libros, y convierte en hallazgo lo que quedó «por corregir»: compras de los libros sin factura electrónica, compras que la DIAN conoce y los libros no, diferencias de valor o de IVA, retención no practicada en los libros y proveedor distinto.

Por qué importa

Una compra nacional en los libros sin factura electrónica que la soporte pone en riesgo el costo y el IVA descontable. Lo ya explicado en el cruce (proveedor del exterior, corte de período, compra causada en nota contable) no sale.

Norma

Arts. 177, 368, 488, 616-1 y 771-2 ET. Los hallazgos citan además el art. 401 ET (retención), el art. 496 ET (oportunidad del descontable) y el art. 631 ET (proveedor distinto).

Cómo lo califica Cotejo

Alto: compra en los libros sin factura electrónica (o sin NIT); el IVA queda como impuesto en riesgo y la base como deducción en riesgo. También valor o IVA distintos a los de la factura, cuando hay IVA.
Medio: compra sobre la base mínima sin retención en los libros (la base como deducción en riesgo); diferencia de valor sin IVA; otro proveedor.
Informativo: compra que la DIAN conoce y los libros no.

Ejemplo

datos ficticios

En el cruce de julio de 2026, el auxiliar de Distribuciones Andinas S.A.S. registra el comprobante FC-9001 de PAPELERÍA LA ESTRELLA S.A.S. ($ 420.000 más $ 79.800 de IVA), que no aparece en la DIAN: hallazgo alto, con $ 79.800 de impuesto en riesgo y $ 420.000 de deducción en riesgo. Las compras ARR2026 ($ 4.500.000) y FV77120 ($ 2.150.000) superan la base mínima de retención ($ 523.740) sin retención en los libros: hallazgos medios. Y la FC44210 de IMPORTACIONES PACIFICO LTDA, por $ 9.282.000, está en la DIAN pero no en los libros: informativo.

Qué hacer

1.
Pide la factura electrónica al proveedor o, si no está obligado a facturar, genera el documento soporte.
2.
Registra las compras que la DIAN conoce y los libros no: el IVA descontable solo se toma en el período de causación o en los tres períodos bimestrales siguientes (art. 496 ET).
3.
Si faltaba la retención y el concepto la exigía, practícala y declárala.
4.
Ajusta valores y terceros, y vuelve a cruzar el mes.

Sobre qué documentos corre

Solo los meses del período consultado que tienen cruce de compras; toma el último cruce de cada mes. «No aplica» si no has cruzado la contabilidad del período. Este control no tiene estado «no evaluado».